Nebenkostenabrechnung: Achte auf die Fristen!

Bist du Mieter oder Vermieter? Dann klingelt es bei dir möglicherweise langsam in den Ohren: Die Nebenkostenabrechnung ist bald wieder fällig. Zumindest dann, wenn der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entspricht. Aber welche Fristen der Nebenkostenabrechnung sind eigentlich einzuhalten, darfst du die eigenmächtig verlängern und was passiert, wenn sie nicht eingehalten werden? Wir klären dich auf.

Neben der Kaltmiete fallen in einer Immobilie sogenannte Betriebskosten an: Das sind unter anderem Heizung, Wasser, Grundsteuer, Müllabfuhr, Fußwegreinigung und der Schornsteinfeger. Welche einzelnen Posten tatsächlich abrechenbar sind, hängt vom Mietvertrag ab. Genau dort müssen die Ausgabenarten aufgeschlüsselt sein. 

Als Vermieter darfst du aber nicht alles Mögliche in den Mietvertrag hineinschreiben. Du bist an die rechtlichen Vorgaben gebunden. Die erlaubten Nebenkosten werden in der Betriebskostenverordnung aufgelistet. Zusätzlich müssen sie noch dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen.

Die Ausgaben für diese Posten dürfen Vermieter auf die Mieter umlegen. Normal passiert das im Rahmen der sogenannten Nebenkostenvorauszahlung. So sammelt sich im Laufe eines Jahres recht viel Geld an, das der Vermieter bereits erhält. Ob die Summe immer exakt passt, darf bezweifelt werden. Allein schon Preissteigerungen verändern die endgültigen Ausgaben. 

Daher muss der Vermieter einmal im Jahr eine Nebenkostenabrechnung erstellen und vorlegen. Damit soll die Vorauszahlung mit den tatsächlichen Betriebskosten in Einklang gebracht werden. 

Bist du Vermieter, hast du Geld möglicherweise ausgelegt oder zu viel erhalten. Als Mieter darfst du auf eine Rückzahlung hoffen, meistens musst du aber eine Nachzahlung leisten. Denn die meisten Vorauszahlungen sind zu niedrig angesetzt. Aber welche Fristen sind einzuhalten?

Die wichtigste Frist bezieht sich auf das Erstellen und Übermitteln der Nebenkostenabrechnung. Der Abrechnungszeitraum muss jeweils zwölf Monate umfassen. Dieser Zeitraum muss aber nicht vom 1. Januar bis 31. Dezember laufen. In vielen Fällen ist das aber so, besonders bei privaten Vermietern. Daher wird es für die meisten Vermieter jetzt langsam Zeit, die Unterlagen für das vergangene Jahr auszuwerten. Denn die Nebenkostenabrechnung muss exakt ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter angekommen sein. 

Bist du Vermieter, bedeutet das: Du solltest mit der Abrechnung frühzeitig beginnen. Wenn du fertig bist, solltest du sie persönlich oder mit der Post so auf den Weg bringen, dass sie spätestens am Ende der Frist ankommt. Es gilt das Datum des Erhalts! Verspätest du dich, ist das für dich nachteilig.

Bist du Mieter, musst du eine Nachzahlung nicht leisten, wenn die Nebenkostenabrechnung auch nur einen Tag verspätet bei dir eintrifft. Wertet der Vermieter die Betriebskosten zum Beispiel für das Kalenderjahr 2023 aus, muss die Nebenkostenabrechnung bis Silvester 2024 bei dir sein. Du kannst ansonsten eine Nachzahlung verweigern. Das wird allerdings das Verhältnis zum Vermieter belasten. Andererseits kannst du deinerseits auf die Auszahlung oder Verrechnung eines Guthabens auch bei Verstreichen der Frist bestehen.

Die nächste Frist betrifft die Zeitspanne, bis wann die jeweilige Seite ein Guthaben oder eine Nachzahlung auszugleichen hat. Dafür hat jede Seite genau 30 Tage Zeit. Begleichst du das Geld nicht innerhalb von 30 Tagen, geräts du in Verzug und es werden Zinsen fällig. Die Gegenseite kann dann sogar ein Mahnverfahren auf den Weg bringen. Wichtig: Diese Frist gilt immer – also auch bei einem Widerspruch!

Sollte nach deiner Meinung die Berechnung fehlerhaft sein, kannst du als Mieter Widerspruch einlegen. Dafür hast du exakt zwölf weitere Monate Zeit. In diesem Fall muss der Vermieter den Fehler prüfen und ggf. korrigieren sowie eine Neuberechnung erstellen. 

Wichtig zum Verständnis. Diese Frist ist relativ. Du kannst also nicht bis zwei Jahre nach Ende des Abrechnungszeitraums warten. Die Zwölfmonatsfrist beginnt dann, wenn die Nebenkostenabrechnung bei dir eintrifft. 

Die Fristen sind nicht der einzige Punkt der Nebenkostenabrechnung, über den sich Vermieter und Mieter streiten. Wenn beide Seiten sich an diese halten, ist jedoch bereits viel gewonnen und das Verhältnis entspannt sich. Denn die inhaltliche Prüfung ist aufwendig genug.