Wichtige Fristen der Nebenkostenabrechnung

Darin gleicht der Vermieter die geleisteten Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten aus. Aber schon kleine Versäumnisse können dazu führen, dass Mieter nichts nachzahlen müssen. Das beginnt bei der rechtzeitigen Zustellung. Es gibt insgesamt drei wichtige Fristen für die Nebenkostenabrechnung, die für beide Seiten eine entscheidende Rolle spielen.

Laut Bürgerlichem Gesetzbuch sind die – so der offizielle Name – Betriebskostenabrechnungen innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Das geht aus § 556 BGB hervor. 

Da die meisten Vermieter das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum wählen, müssen die Unterlagen jeweils bis zum Ende des darauf folgenden Jahres, also 365 Tage später, beim Mieter sein. Wichtig dabei: Es gilt nicht das Versanddatum, sondern der Empfang. Daher sollten Vermieter entweder die Nebenkostenabrechnung selbst aushändigen oder ein Einschreiben schicken. 

Diese Frist von 12 vollen Monaten ist zugleich der Grund, warum viele Abrechnungen im November und Dezember bei den Mietern eintreffen. Bis alle Unterlagen gesammelt und ausgewertet sind, vergehen mehrere Monate. Spätestens zum Jahresende drängt dann aber die Zeit. 

Die Frist zum 31.12. des Folgejahres gilt nur für einen Abrechnungszeitraum, der das gesamte Kalenderjahr beinhaltet. Vermieter dürfen sich jedoch für einen anderen Abrechnungszeitraum wie beispielsweise von September bis August entscheiden. In diesem Fall gilt die Frist von einem Jahr wiederum für das Ende des Abrechnungszeitraums, also für den 31. August des Folgejahres. 

Vermieter sollten sich unbedingt an die Frist von zwölf Monaten halten. Denn kommt die Abrechnung zu spät beim Mieter an, muss dieser keine Nachzahlung leisten. Entsteht ein Guthaben, hat der Mieter dennoch ein Recht auf einen Ausgleich.

Es gibt nur eine Ausnahme: Wenn der Vermieter das Versäumnis nicht zu verantworten hat, räumt ihm die laufende Rechtsprechung eine angemessene Nachfrist von in der Regel drei Monaten ein. Möglich sind solche unverschuldeten Versäumnisse beispielsweise, wenn der Vermieter selbst auf wichtige Dokumente wie einen neuen Bescheid nach der Grundsteuerreform wartet.

Die zweite wichtige Frist ist der Zeitraum, bis wann das Guthaben zu erstatten oder die Nachzahlung zu leisten ist. Diese Frist beginnt, wenn der Mieter die Nebenkostenabrechnung erhält. Ab dann hat die betreffende Seite 30 Tage Zeit, die Zahlung zu leisten. Kommt die Nebenkostenabrechnung also pünktlich zum Beispiel am 26. November an und enthält eine Nachzahlung, muss der Mieter diesen Betrag bis zum 25. Dezember ausgleichen. 

Diese Frist gilt unabhängig von eventuellen Fehlern in der Nebenkostenabrechnung und unabhängig von einem möglichen Widerspruch. Im Gegenteil: Wer diese Frist versäumt, gerät in Verzug und muss Zinsen zahlen – unabhängig davon, ob der Betrag berechtigt ist oder nicht.

Da viele Nebenkostenabrechnungen jedoch Fehler enthalten, sollten Mieter grundsätzlich alles genau prüfen. Schon kleine Versäumnisse wie ein falscher Verteilerschlüssel oder eine nicht korrekte Quadratmeterangabe können zu erheblichen Abweichungen zwischen dem errechneten und dem tatsächlichen Betrag führen. Auch unzulässige oder überhöhte Kosten können zu Streit führen. 

In solchen Fällen haben Mieter ein Widerspruchsrecht. Dieses können sie bis zu ein Jahr nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung wahrnehmen. Das heißt: Kommt die Abrechnung am 12. Juli für das Vorjahr bei ihnen an, können sie bis zum 11. Juli des Folgejahres noch Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen. Dieser Widerspruch ist zu begründen und dem Vermieter schriftlich vorzulegen. Dieser muss die Abrechnung prüfen und korrigieren oder über die korrekte Berechnung aufklären.

Die Fristen sind wichtig für einen klaren Handlungsrahmen. So wissen beide Seiten genau, bis wann sie welches Recht oder welche Pflicht durch die Abrechnung der Betriebskosten haben. Dennoch kommt es nicht nur über die Inhalte, sondern über die Termine immer mal wieder zum Streit. Der Klassiker: Der Mieter legt Widerspruch ein und glaubt, damit eine Nachzahlung nicht leisten zu müssen. 

Es ist ratsam, sich an diese klaren gesetzlichen Vorgaben zu halten. Das trägt zu einem guten Mietverhältnis bei. Deutlich kritischer sind ohnehin strittige Punkte in der Abrechnung selbst. Wenn es darüber zu einer Auseinandersetzung kommt, sollten beide Seiten fachlichen Rat suchen, um Fehleinschätzungen zu vermeiden. Bleibt der Streit danach bestehen, hilft am Ende nur der Gang zum Gericht.